Si vous devez retenir un seul élément de ce texte : ayez le bon réflexe de composer une équipe de transformation numérique.
La transformation numérique est devenue une obligation stratégique pour assurer la pérennité de votre organisation. Si vous lisez cet article, vous êtes probablement conscients de cet enjeu qui bouleverse les méthodes traditionnelles. Comme bien d’autres grands magazines, Forbes a publié récemment un article stipulant que la transformation numérique s’agit de la priorité pour la majorité des dirigeants d’entreprise pour l’année en cours. Cela est d’autant plus d’actualité suivant les récents événements provoqués par la Covid-19.
Chez Blackware Technologies, nous travaillons à numériser, à optimiser et à automatiser le cycle transactionnel complet des entreprises, comme la vôtre, qui oeuvrent dans l’industrie de la construction. Ainsi, nous implantons de nouveaux outils technologiques et de nouvelles méthodes de travail pour vous adapter aujourd’hui aux enjeux de demain. Nous générons de la valeur à toutes les étapes de votre cycle transactionnel; de la prospection d’un client à l’écriture comptable en passant par l’estimation, la gestion de projet, la fabrication, l’installation, la facturation, etc.
Lors de nos premières rencontres chez des clients potentiels, nous constatons régulièrement une certaine incompréhension quant à l’ampleur de ce type de projet. Nous voyons les dirigeants d’entreprise laisser le contrôle de la transformation numérique à un responsable des TI, à un chargé de projet, à un contrôleur financier ou à un «jeune» diplômé en administration à titre de responsables de la transformation.
De prime abord, ce réflexe d’affaires n’est pas mauvais et peut même sembler logique. Des connaissances et des compétences techniques ou administratives peuvent être bénéfiques pour l’organisation. La personne qui détient le rôle de gestionnaire du projet de transformation numérique peut être un bon traducteur entre les ressources externes et l’administration. Cette personne est probablement un excellent allié durant la transformation numérique. Toutefois, tôt ou tard le responsable sera inévitablement bloqué de par ses pouvoirs de décision et ses connaissances d’affaires.
En effet, cet employé possède des connaissances et des compétences techniques ou administratives qui seraient nécessaires au bon déroulement de la transformation numérique. Il serait aussi un bon traducteur entre les ressources externes et l’administration de sa compagnie. Somme toute, cette personne serait probablement un excellent allié. Par contre, nous constatons que, tôt ou tard, le gestionnaire de projet est confronté à son manque de pouvoir décisionnel et de connaissances d’affaires. Il faut à tout prix éviter que la haute direction se retire en partie ou en totalité lorsque le contrat est octroyé.
Dans le passé, nous avons accepté de travailler avec des entreprises qui ne possédaient pas d’équipe de transformation numérique. À la lumière de ces expériences, nous sommes en mesure d’affirmer que ce modèle de travail ne peut être mis de l’avant puisque cela a mené à des problèmes de communication et de gestion des attentes autant du côté des entreprises clientes que de celui de Blackware Technologies.
Aujourd’hui, la composition d’une telle équipe fait partie d’une étape obligatoire avant de lancer une transformation. Cette équipe est nécessaire, car notre travail provoque des changements majeurs chez nos clients. Nous révolutionnons la manière dont ils travaillaient! Ces changements sont profonds et ils créent des opportunités d’affaires. Ainsi, nous observons deux phénomènes.
D’abord, il y a la gestion du changement à tous les paliers organisationnels. Il faut que tous les membres de l’entreprise adhèrent et participent à l’évolution du projet pour le développement d’un sentiment de confiance vis-à-vis la plus-value que ces changements apporteront dans leur quotidien. Cela assure donc une adoption plus importante du projet et augmente le taux de réussite de celui-ci, sécurisant les investissements dans la transformation.
Ensuite, les outils technologiques et les méthodes que nous implantons rendent possibles des changements au modèle d’affaires des organisations. Voilà la raison principale pour laquelle l’administration doit être impliquée de prêt. En effet, nous pouvons affirmer que toutes les entreprises avec lesquelles nous travaillons ont eu la même révélation. Plus nous avancions dans leur transformation, plus les administrateurs voyaient le potentiel d’amélioration. De fait même, plus ils apprenaient sur les technologies et les méthodes de travail, plus ils désiraient opter pour des développements supplémentaires afin de réorienter leur organisation et d’accroître leurs gains majeurs.
La composition de l’équipe de transformation numérique
Évidemment, la composition d’une équipe de transformation numérique diffère en fonction de votre structure organisationnelle et la grosseur de votre équipe.
Voici ce que nous voyons comme idéal :
- Actionnaire(s)
- Responsable des finances
- Responsable des opérations
- Responsable technique (IT, CTO, CIO)
- Responsable des ressources humaines
- Gestionnaire du projet de transformation
Il faut absolument de hauts dirigeants ayant une bonne expérience de l’entreprise et capables de donner les informations nécessaires sur l’ensemble du cycle transactionnel de l’entreprise.
Pour les plus petites entreprises, un responsable peut occuper plusieurs «sièges». Pour les plus grandes, le comité peut accueillir d’autres membres jugés pertinents. Toutefois, il faut garder en tête que le comité doit rester agile et flexible. Le nombre de membres doit rester au minimum pour ne pas paralyser le processus décisionnel.
Par ailleurs, nous sommes conscients que plusieurs discussions doivent se faire en privé. Il faut donc prévoir des rencontres avec les actionnaires, afin de ne pas révéler des secrets d’entreprise. À ce compte, nous soulignons au passage qu’un contrat de confidentialité est absolument nécessaire en début de mandat.
Rôle de l’équipe de transformation numérique
Nous le dirons jamais assez, une transformation numérique est un marathon et non un sprint. Nous le savons, tous les entrepreneurs veulent leurs outils implantés le plus rapidement possible. Nous comprenons, nous voudrions la même chose pour notre organisation. Pour nous un marathon signifie que durant les mois ou les années de transformation, l’équipe de projet a comme rôle principal de garder le cap sur les besoins et les objectifs de l’entreprise. Cette dernière phrase peut sembler une évidence, mais elle est d’une importance capitale.
Garder le cap comprend plusieurs éléments. D’abord, il y a la question stratégique. Tout ce qui est transformé doit être justifié par un besoin d’affaires et un retour sur investissement calculé. Il ne devrait pas avoir de transformation sans gains monétaire à moins de gérer un risque important pour la pérennité de votre organisation.
Le modèle de transformation à privilégier est une transformation par itération hebdomadaire. Vous devez absolument vous méfier des entreprises de service qui prennent vos besoins, définissent un plan de développement et vous reviennent 2 mois plus tard avec un produit fini. Il s’agit de la meilleure manière pour perdre votre investissement. Vous devez avoir vos outils dans vos mains dès le départ et tester le produit pour comprendre les possibilités qu’offre celui-ci.
De cette manière, il faut s’attendre à ce qu’un besoin actuel n’existe plus dans quelques semaines, car les fonctionnalités et les automations que permet un système ERP bien monté créent des opportunités. Vous devez utiliser les outils rapidement pour faire évoluer vos demandes et vos attentes de ce que fera l’outil technologique. Pour cela, il faut faire confiance aux experts qui connaissent autant la technologie que les processus d’affaires de votre industrie.
Par ailleurs, la fréquence de rencontres se traduit souvent par un volume élevé de demandes. Votre équipe de transformation numérique devra bien définir ses demandes et les approuver pour ne pas avoir de surprise et donc de malentendu sur le budget initial.
Une autre fonction du comité est d’assurer l’adhésion du projet à tous les paliers organisationnels. Une transformation numérique demande des investissements importants. Il est hors de question que l’argent investi ne donne pas de résultat, en raison d’un taux d’adoption faible des outils par les employés. Il faut sécuriser vos investissements en créant un sentiment d’appartenance au projet vécu par toute l’équipe.
Si vous devez retenir un seul élément de ce texte : ayez le bon réflexe de composer une équipe de transformation numérique complète, mature, efficace et ayant la latitude de prendre les décisions cruciales.
